Etkin Yönetim

“Zaman Yönetimi Etkin Olabilmenin Temelidir.”

22 Eylül 2021

Bir işin uzmanı değilseniz, olmak için çabalamak yerine güçlü yanlarınıza odaklanın. Gerekli gördüğünüz konularda çalışmak üzere güçlü insanlar bulun ve yetkilendirin. Girişiminizde iyi olduğunuz konu ne ise zamanınızı bu konuda harcayın. Kendinizi her zaman güncel tutmaya bakın. Ancak bir başka konuda uzmanlaşmaya kalkarsanız, uygulamada sonuçları iyi olmayabilir. Bu durumda, başkasının aklını kullanmak en iyisidir. Yalınlaşın.

“Etkin Yöneticinin Seyir Defteri” kitabında Peter Drucker en kıt kaynağın zaman olduğunu söyler. Zaman arzı hiçbir şekilde esnek olmayan, depolanamayan ve tekrar kullanma şansımızın olmadığı bir kaynaktır. Aynı zamanda herkese adil bir şekilde dağıtılan bu kaynağın doğru yönetilememesi hiçbir şeyin yönetilememesi anlamına gelir. Zaman yönetimi etkin olabilmenin temelidir. Dolayısıyla zaman tasarrufu kritiktir.

Zaman tasarrufu sağlamak iyi örgütlenen bir yapıda mümkündür. Kötü yapılandırılmış organizasyonlarda ise israfın göstergesi yapılan toplantılardır. Bir şirkette çok sık aralıklarla toplantılara ihtiyaç duyuluyorsa bu yeniden yapılandırmaya ihtiyaç olduğunu gösteren en önemli belirtidir. Bu belirtiyi görüp, problemi teşhis edip tedaviye koyulmak liderin görevidir. İdeal örgütlenmeyi başaran bir şirkette herkesin görevi başında çalışıyor olması beklenir. Ancak, proje bazlı bir araya gelişler veya tecrübe paylaşımı toplantılarını bu kategoriden ayrı tutmak gerektiğini belirtmek gerekir.

Jack Welch “Kazanmak İstiyorsanız” kitabında, “Verimli ve mükemmel faaliyetler sayesinde düşük maliyetli bir tedarikçi olmaya çalışıyoruz.” sloganıyla çalışan Bank One’nın benimsediği davranışları şu maddelerle sıralamıştır:

·Yalın güzeldir.
·Bürokrasiye son.
·İsrafa kesinlikle son.
·Faaliyetler basit ve hızlı.
·Birbirinizin zamanına saygı gösterin.
·Altyapıya yatırım yapın.
·Yaptığımız işi en iyi bilen biz olmalıyız.

Organizasyonel yalınlaşma her çalışana ve birime diğer çalışanlarla ve birimlerle çatışmadan çalışabilme imkanı tanır. En önemli konulardan birisi de yalınlaşırken etkin bilgi akışını geliştirmektir. Toplantıları takip edip toplanma amaçları değerlendirilmeli ve spesifik bir amaca yönelik olmayan toplantılar iptal edilmelidir. Bilgi akışı konusu ise doğru altyapı ve süreçlerle etkin biçimde yönetilebilir.

Yalınlaşmak için ekip ruhu gerekir. Ekipte herkesin görevine odaklanarak, doğru bilgi akışıyla şirket vizyonuna ve hedeflerine doğru ahenk içinde hareket etmesi başarıyı er ya da geç getirecektir. Önemli olan katkıya odaklanmaktır. “Şirket için doğrudan sonuçlar olan satışlar ve kâr için üretilen katkı nedir?”, “Bu nasıl ölçülebilir?” sorularını pozisyon bazlı değerlendirmek etkinliği de arttıracaktır. Bununla birlikte ortaya koyulan vizyon ekip ruhunu canlı tutabilmeli ve yönetimin sürekliliği noktasına organizasyona kendisini sürdürme kabiliyeti kazandırabilmelidir.

Bu noktada, etkin insan kaynakları yönetimi güçlü insanların doğru görevlere getirilmesi için önemli rol oynayacaktır. Böylece, işletmedeki rol sahipleri, özellikle liderler uzman oldukları konu dışında kalan diğer gerekli görevleri başkalarına devredebileceklerdir.

Lider başarılı sonuçlar için konumunun gereklerine uygun olarak kendini ve ekibini hem güncellemeli hem de değiştirebilmelidir. Değişime isteksizlik sona yaklaşmak anlamına gelir. İşletmeler çevresiyle sürekli etkileşimde olan “açık sistemler”dir.  Sürekli değişen bir dünyada nasıl ki canlılar adaptasyon ile varlıklarını sürdürebiliyorlarsa, değişen iş dünyasında da işletmeler adaptasyon yetenekleri ile varlıklarını sürdürebileceklerdir. Adaptasyonun hızlı olması ise işletmenin yalın ve çevik olmasıyla doğru orantılıdır. Dolayısıyla değişime isteksizlik lideri başarısız kılar.

Her konum için doğru kadro kararları liderin en önemli çabalarından birisidir. Her bir görev önemli kılınmalı, çalışanların güçlü yanlarına odaklanılmalıdır. Sonuçta bireylerin performansları liderin performansı ve dolayısıyla şirketin performansı olarak hayat bulacaktır. Her bir görevin çok önemli olduğu ekipteki herkesçe iyi anlaşılmalı ve saygı gösterilmelidir.

YAZI HAKKINDA YORUMLAR
TİMDER Kurucu Üyesidir.