Etkili Rapor Yazma Teknikleri (2)

Geçtiğimiz sayıda Etkili Rapor Yazma Teknikleri konusuna giriş yapmıştık, bu sayımızda da konunun 2. bölümüyle devam edeceğiz.

Rapor için Bilgi Toplama Yolları
◉ Farkındalık yaratmak
◉ Gözlem yapmak
◉ Beyin fırtınası
◉ Zihin haritalaması
◉ Keşif yapabilmek
◉ Taslak çalışması
◉ Empati ile yazmak
◉ Görüşme yapmak
◉ Kaynak araştırması
◉ Planlama
◉ Odaklanma
◉ Genelden özele
◉ Taslak
◉ Anektodlar
◉ Sonuç

Önsöz
◉ Bu bölüm her raporda olması zorunlu bir kısım değildir.
◉ Çalışma hazırlanırken emeği geçen kişiler, eksik ya da sınırlı kalan bölümler varsa belirtilir.
◉ Çalışmanın oluşumunda katkısı olan kişi ve kuruluşlara teşekkür edilir.

İçindekiler
◉ Rapor içeriğinin bir sıra halinde ve sayfa numaralarına göre yer aldığı, konu başlıkları ve alt başlıkların bir sıra ve düzen içinde gösterildiği kısımdır.
◉İçindekiler sayfasını oluştururken; Microsoft Word’ün ana menüsünde öncelikle “Başvurular”, ardından “İçindekiler” kısmını seçerek metin ekleyebilir ve 3 ayrı formatta hazırlayabilirsiniz.

Kaynak ve dip not gösterme kuralları
◉ Rapor içerisinde kullanılan ve farklı kaynaklardan edinilen bilgilerin nereden alındığının mutlaka gösterilmesi gerekir.
◉ Kaynak gösterilmesi; savunulan görüşlerin doğruluğunu destekler.
◉ Kaynak gösterme metin içerisinde yapılabildiği gibi dipnotlarla da gerçekleştirilebilir.
◉ En uygun olanı, sayfa sonuna dipnot düşülmesidir böylece okuyucu görmek istediği notu okumasını bozmadan görme şansına sahip olur.

Metin aktarımları
◉ Başka kaynaklardan alıntı yapıldığında ya doğrudan ya da dolaylı aktarım şeklinde gerçekleşir.
◉ Doğrudan aktarma yönteminde yazılar hiçbir değişiklik yapılmadan yayınlanır. Kullanılan cümleler “ “ arasına alınır ve italik yazı tipiyle yazılır. Bazen aktarılan metin içinden bazı cümleler çıkarılabilir ve ….. konur.
◉ Dolaylı aktarmada ise aktarma yaparken yazan kişi kendi üslubunu kullanabilir. Bu aktarımlarda “ “ kullanılmaz, cümleler italik olarak yazılmaz. Fakat araştırmada, düşüncelerin aktarıldığı bölüme yine dipnot numarası konur ve yararlanılan kaynak orada gösterilir.

EBYS
Bilgisayar ortamında oluşturulan, gönderilen, alınan, kayıt edilen ve saklanan her türlü belgeye EBYS denir.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi kullanan kurumlarda kırtasiyecilik önlenir ve böylece maliyet azaltılır, belgelerin kontrolü için sistematik bir yapı oluşturulacağından kurumsal verimlilik artar, değerli dosyalar daha iyi korunur, tarihsel araştırmalar için kaynak olur, kurumun bilgi gereksinimi daha kolay karşılanır.

Raporların Sınıflandırılması
- Bilgi veren raporlar
- Analiz raporları
- İkna amaçlı raporlar
- Kaynaklara göre raporlar

Bilgi veren raporlar
İşletmenin değişik faaliyet alanlarıyla ilgili olarak hazırlanan raporlardır:

◉ Üretim miktarı, kalite, hizmetin niteliği, teknoloji, makine arızaları, insan kaynakları, Ar-Ge çalışmaları, son finansal durum vb. kapsar.
◉ Bilgi vermenin yanında yol gösterme ve alternatif belirleyicidir.
◉ Yöneticilerin karar verme ve uzun süreli planlama gibi süreç yönetim işlerinde kolaylık ve zaman tasarrufu sağlar.
◉ Mühendislik raporları buna örnektir.
◉ Çoğunlukla periyodik niteliktedir ve standart formda hazırlanır.

Analiz raporları
Gerçekleri ortaya çıkarmayı amaçlayan, gerçekle ilgili nedenleri araştıran belge niteliği taşırlar.

◉ Analiz raporları bilgi veren raporlardan bir adım daha ileri teknikleri içerir.
◉ Pazar araştırması raporu, piyasa ve sektör analiz raporları analiz raporlarına örnektir.
◉ Masa başında oturup yazılabilecek raporlardan değildir, sahada olmayı gerektirir.

İkna amaçlı raporlar
Bu raporların amacı; bir şikâyet ve tartışma konusuyla ilgili bilgilendirmek, aydınlatmak ve kamuoyunun tek taraflı oluşmasını engellemektir.

◉ Yazımı ve özellikle sunumu büyük önem taşır.
◉ Uzun süren işçi-işveren uyumsuzluklarında, insan kaynakları tarafından hazırlanan işten çıkarılma raporları bu türe örnektir.

Kaynaklara göre hazırlanan raporlar
◉ Ar-Ge raporları
◉ Satış birimi raporları
◉ Muhasebe-finans birimi raporları
◉ İnsan kaynakları raporu
◉ Yönetim organizasyon raporu
◉ İşletme içine sunulan raporlar
◉ İşletme dışına yönelik raporlar
◉ Periyodik raporlar
◉ İstisnai raporlar
◉ Duyuru raporlar
◉ Mektup raporlar
◉ Resmi olmayan raporlar
◉ Resmi raporlar
◉ Yıllık faaliyet raporları
◉ Vb.

Rapor Düzenleme Amaçları:
Bilgi amaçlı: İşletme içi ve dışındaki paydaşlar için hazırlanır.
Kontrol amaçlı: İşletme içi paydaşlar için hazırlanır.

Raporlardaki Grafik Türleri:
Dikey Çubuk
Bir dönemin finansal raporlarının görsel olarak özetlenmesinde kullanılır.Yatay eksende KARŞILAŞTIRMA veya ZAMAN, dikey ekseninde DEĞERLER yer alır. Değerler her zaman aşağıdan yukarı doğru ilerler. Birden fazla değişkeni gösterebildiği için çok yararlıdır. Grafiklerin çok karmaşık olmaması gerekir.

Yatay Çubuk
Belirli bir dönemde oluşan birbiri ile ilişkili ya da daha fazla sonucun karşılaştırılmasında kullanılır. Birbiriyle ilişkili değişik bilgiler bir arada görülebilir. Değerler soldan sağa doğru ilerler.

Pasta
Kullanımı en sınırlı olan grafik türüdür. Sadece tek bir birimin ayrıntılı analizini açıklamak için kullanılır. Tam daire %100’ü temsil eder. Kesinlik kazanmış bilgiler için uygundur. Sadece o anda geçerli olan durumu gösterir.

Çizgi
Bilgileri görsel karşılaştırmada kullanılır. Örneğin; gerçek sonuçlar ile tahmini sonuçların, satışlar ile net kârların, değişik bölümlerin performansının birbirleri ile karşılaştırılması vb. Amacı; hataların bulunması, eğilimlerin saptanmasıdır. Satışların karşşılaştırılması, sipariş, şatış, maliyet gelişimini göstermede etkindir.

Raporlama teknikleri ve yazışma teknikleri  konusunu, sonraki sayıda yayınlanacak olan 3. Bölümle birlikte sonlandıracağız.

Kaynakça:
- leventgalipyesil.com - turkerbas.com
- Yazışma Teknikleri, Hakan Koç & Menekşe Tarhan Öztoprak
- İşletmelerde Raporlama ve Rapor Yazım Teknikleri, Sinan Bayraktar
- Mesleki Yazışma ve Yazışma Teknikleri, Öğ. Görev. Musa Küçük
- Araştırmalarda Rapor Hazırlama, Prof. Dr. Niyazi Karasar
- almiladalkilic.com