İletişimde İletişim

Kurumsal İletişimde Formalite ve İnformalite (1)

09 Nisan 2023

Kurumsal İletişimde hem formal hem de informal iletişim kanalları bulunur ve doğru yerde doğru zamanda kullanıldığında etkileri oldukça önemlidir.

Formal iletişim genellikle: söylev, yayın yapma ve e-posta gönderme şeklinde, informal iletişim ise yüz yüze konuşma, kişisel notlar ve kulaktan duyma bilgiler şeklinde özetlenebilir.

Formal ve informal iletişimin etkin bir şekilde kullanımı için öncelikle kurum kültürünü iyi anlayıp benimsememiz gerekir.

Kurum kültürü nedir?
Toplumlar gibi kurumların da amaçları, iş yaşamına bakış açıları, değerleri, ilkeleri, yani kendilerine özgü nitelikleri vardır.

Bir işletmenin tüm çalışanları tarafından paylaşılan inanç, anlayış ve kurallar bütünü kurum kültürünü oluşturur.

Kurumsal kültür, bir kuruluşun, bölümün, takımın; konuşulan ya da konuşulmayan kuralları, ortak değerleri, simgeleri, inanışları ve davranışlarıdır.

Başarılı kurumlar güçlü kültüre sahip olan kurumlardır.

Kurum kültürü;
◉ İnformaldir, yazılı değildir,
◉ Tüm çalışanları aynı değerler ve aynı çalışma anlayışı çevresinde yakınlaştırıp birbirine bağlayıcı rol oynar ve kuruma bütünlük kazandırır,
◉ Hedef devamlılığı sağlar
◉ Yol göstericidir; Kişilerin nasıl davranması gerektiğini açıklar,

Biçimsel (formal) iletişim ve biçimsel olmayan (doğal-informal) iletişim şeklinde iki başlık altında incelenebilir.

Formal (Biçimsel) İletişim:
Organizasyonlarda biçimsel iletişim olarak tanımlanır. Formal iletişimde bilgi ve talimatlar aşağıya, yukarıya ve yanlara iletişim kanallarıyla aktarılır. Bu kanallara dikey, yatay ve çapraz iletişim kanalları denilir.

İletişimden söz edebilmemiz için kişiler arasında karşılıklı bilgi, duygu ve fikir alışverişini gerektiren bir ilişkinin kurulması zorunludur.

Formal iletişimde yaşanan sorunlar:
Örgüt içindeki dikey ya da yatay kanallarda meydana gelen tıkanıklıklar nedeniyle resmi iletişim iyi örgütlenememekte ya da iyi işleyememektedir. Bu nedenle kişiler, gruplar, bölümler arasında bu tıkanıklıkları giderecek iletişim ağları kurulmaktadır. İnformal örgütler ve gruplar, formal örgüt ve grupların, mekanik, asosyal ve merkezi, hiyerarşik yapısına bir tepki olarak doğar. Söz konusu örgüt ve gruplarda ortaya çıkan informal iletişim de, formal iletişimin resmi, hiyerarşik ve duygusallıktan uzak soğuk iklimine bir tepki olarak ortaya çıkar.

◉ Mesajların filtrelenerek iletilmesi: Mesajın filtrelenmesi örgütlerde informal iletişimin en önemli nedenlerinden biridir. Sürekli denetlenen (filtrelenen) bir mesaj, gönderenin iletişim ihtiyacını karşılamaya yetmez.
◉ Söz konusu eksiklik, informal iletişimle giderilmeye çalışılır. Genellikle astlar üstlerine vermesi gereken bilgilerin tümünü aktarmadıkları gibi, üstler de astlarına vermeleri gereken tüm bilgileri iletmemektedirler.
◉ İletişimde bilginin ayıklanması kişileri informal iletişimi kullanmaya götürecektir. Mesajların birçok basamaktan geçmesi nedeniyle çeşitli varsayım ve yorumların da eklenmesiyle farklı mesajlar ortaya çıkabilmektedir.
◉ Örgütsel yaşamda formal iletişim kadar informal iletişim de kaçınılmaz bir rol oynar. İnformal iletişim insanlar arasındaki sosyal ilişkilere dayanır.
◉ Bazen işi çabuklaştırmak için biçimsel haberleşmenin katı kurallarının dışına çıkılarak hızlı bir şekilde bilgi alışverişine gidilir. İşte o zaman informal iletişim ortaya çıkar.
◉ Olumlu ve ılımlı yönetildiği takdirde informal iletişimle, formal iletişimin soğuk, kuralcı ve mesafeli olmasından kaynaklı mekanik etkisi yumuşatılarak örgüte ılımlı bir iklim kazandırılmasına yardımcı olunabilir. O zaman şöyle düşünebiliriz; örgüt içi iletişimin etkili ve başarılı kılınması için formal iletişim kanallarıyla birlikte informal iletişim kanalları da tercih edilerek geliştirilmeli ve desteklenmelidir.

İnformal iletişim,
Örgüt üyelerinin ilişkileri sonucu kendiliğinden oluşan iletişim şeklidir.
Formal iletişimden farklı olarak, görevlerden dolayı değil
çalışanların sosyal ihtiyaçlarının karşılanması amacıyla ortaya çıkar.

Formal iletişim; bir örgütün iskelet sistemini oluşturur.
◉ Emir komuta zincirinin ve departmanlar arası görev dağılımının net olması örgütün sistematik bir şekilde çalışmasına fayda sağlar.
◉ Uzun karar zincirleri vardır.
◉ Fazla katılımcı değildir.
◉ Kişiler arası ilişkilere çok önem verilmez.

İnformal iletişim; bir örgütün merkezi sinir sistemini oluşturur.
◉ Kalıcı bir yapısı yoktur,
◉ İletişim kanallarının nasıl çalıştığını gösterir.
◉ Formal iletişim kanallarına zarar vermeye sevk edebilir.
◉ Durumsal ve spontanedir.
◉ Kendi örgütsel yapısını oluşturabilir.

İngilizcede “formal”in karşıtı olan “informal” sözcüğü Latince “forma” sözcüğünden türemiştir. İnformal iletişim, örgüt üyelerinin ilişkileri sonucu kendiliğinden oluşan iletişim şeklidir. İnformal iletişim, formal iletişimden farklı olarak, görevlerden dolayı değil çalışanların sosyal ihtiyaçlarının karşılanması amacıyla ortaya çıkar. Çalışanların kapalı kapılar arkasındaki toplantıları, çay kahve molalarındaki fikir alışverişleri, örgüt çalışanlarına ve yöneticilerine bazen problem çözme ve örgütte meydana gelebilecek olaylar hakkında tartışma fırsatı sunar.

◉ Formal iletişim, örgütün kendi iç çevresi ve dış çevresi ile yetkili kişilerce önceden belirlenen kurallar çerçevesinde sürdürülen iletişim şeklidir (Örgütlerdeki formal iletişim; dikey iletişim, yatay iletişim ve çapraz iletişim kanalları aracılığıyla gerçekleştirilir)
◉ Dikey iletişim, örgütlerde farklı kademeler arasında ortaya çıkan iletişim şeklidir.
◉ Dikey iletişim bazen üstlerin astlarıyla bazen de astların üstleriyle iletişime geçmesiyle gerçekleşir.
◉ Yatay iletişim, aynı kademe ya da eşit statüdeki çalışanlar arasında kurulan iletişim şeklidir.
◉ Çapraz İletişim, farklı kademeler veya farklı bölümler arasında kurulan iletişim şeklidir. Çapraz iletişim fonksiyonel yetki ilişkilerinin sonucunda ortaya çıkar.

Üst kademe yöneticiler, genellikle direkt olarak günlük işleri yapan iş görenlerle birlikte çalışırlar. Örgütler büyüyüp karmaşıklaştıkça üst kademe yöneticiler ve çekirdek çalışanlar arasındaki mesafeler artar. İletişim ve kontrol böylelikle formalleşir.

İnformal organizasyonların kuruma sağladığı yararlar:
Yönetimde iş yükünü azaltır
İnformal organizasyonlar ekip işidir, çalışanlar birçok konuda kendi kararlarını vererek iş akışı içinde çalışırlar, bu durumda formal organizasyonda yer alan çoğu rutin iş informal organizasyonlarda daha hızlı yapılır.

Çalışanlar arasında iş birliğini arttırır
Çalışanların ortak bir amaç çerçevesinde birleşmeleri çalışanlar arasında duygu alışverişini kolaylaştırır ve bu durum çalışanlara özgür hareket etme imkanı sağlar.

Çalışanların birbiriyle etkili iletişim içinde olmasını sağlar
İnformal organizasyonlar ekip çalışmasına önem verdikleri için çalışanlar birbirlerinden ve iş yerinde olup bitenlerden haberdar olur, çalışanlar kişisel problemlerini kendi yöneticileriyle ya da çalışma arkadaşlarıyla paylaşabilir.

Otoriteyi kontrol eder
Kararlar ortaklaşa alındığı için yönetici keyfi davranamaz ya da organizasyonun işleyişi sırasında şahsi menfaatlerini gözetmez.

Yapının etkinliğini arttırır
Yönetime katılan iş tatmini fazla olan çalışanların iş yerini sahiplenmesi ve iş yükünün paylaşılmasıyla informal organizasyonlarda yapının etkinliği artar. Formal yapılarda var olan eksiklikler kapatılarak fonksiyonlar hızlandırılır.

İnformal iletişimin kuruma zararları
◉ İşyerinde dedikoduyu arttırır
◉ Kurumsal değişikliklere direnç gösterilir
◉ Kendi standart ve normları vardır
◉ Çalışanlar rol çatışması yaşarlar
◉ Yönetim çalışanları direkt kontrol edemez
◉ Grubun parçası olmayan çalışanın motivasyonu ve iş tatmini zayıflar

Sanal İletişim
Sanal iletişim; duyguların, düşüncelerin ve bilgilerin elektronik araçlar kullanılarak karşı tarafa aktarılması sürecidir. Örgütler artık elektronik uygulamalarla sanal dünyaya taşınmaya başlamıştır.

Örgütsel anlamda sanal iletişim; formal sanal iletişim ve informal sanal iletişim olarak ikiye ayrılır.

İnformal gruplar, formal grupların içinde meydana gelen gölge gruplardır.

İnformal grupların varlığı, formal grupların varlığına bağlıdır. 

Formal gruplar olmadan informal gruplar var olamaz.

Yazımızın ikinci bölümünde tarihsel ve güncel informal iletişim kazanımlarını ele alacağız ve formal iletişim ile belirgin kıyaslamasından bahsedeceğiz. Bu konuda yazılı olan materyaller, diğer iletişim konularına oranla çok daha az. Başlığımız ile aynı adı taşıyan eğitimimizi, sosyal medya hesaplarımdan takip edebilir, konu ile ilgili merak ettiğiniz soruları sorabilirsiniz.

Ayrıca; daha fazla bilgi almak isterseniz başvurabileceğiniz kaynakları da paylaşmak isterim:
◉ Örgütlerde İnformal İletişim Süreci: Kavramsal Bir Çerçeve - Meral Bektaş, Ramazan Erdem
◉ Yönetimde İnformalite -  Ramazan Erdem
◉ İnformal İletişim - Fevzi Çakar
◉ Recrodigital.com
◉ Managementstudyguide.com
◉ Osmanlılarda İstihbarat Faaliyetleri Doktora Tezi - Mevlüde Gökçen D. Darıcı
◉ Kurum Kültürü ve Kurum içi iletişim - Prof. Dr. Nilüfer Sezer
◉ Kamu Yönetimi - Alptekin Tufan

YAZI HAKKINDA YORUMLAR
İlk Siz Haberdar Olun!
Kayıt Ol Sektörde yaşanan gelişmelerden öncelikli haberdar olmak isterseniz aşağıya e-posta adresinizi yazmanız yeterli.
TİMDER Kurucu Üyesidir.