Etkili Rapor ve Yazışma Teknikleri (3)

10 Kasım 2020

Son iki sayıda ele aldığımız Etkili Rapor ve Yazışma Teknikleri konusunun 3. bölümüyle devam ediyoruz.

Raporlarda En Sık Kullanılan Noktalama İşaretleri
Nokta: Cümleyi bitirirken, bazı kısaltmalarda, sıra bildirmek için kullanılan sayıların peşine, bir yazının maddelerini gösteren rakam ve harflerden sonra, tarihleri yazarken gün, ay, yıl gösteren sayıları ayırmak amacıyla kullanılır.

Virgül: Yazışmalarda başvurulan makam isminin sonrasında, eş görevle sıralanan kelime/kelime grupları arasına konulur. Ve, veya, yahut bağlaçlarından önce de sonra da kullanılmaz.

Noktalı Virgül: Cümle içinde farklı türleri ayrıştırmak için kullanılır. Kendisinden önceki cümleyle ilgi kuran “ancak, yalnız, fakat, çünkü, yoksa, lakin, bundan dolayı” cümle bağlaçlarından sonra konulur.

İki Nokta: Kendisinden sonra örnek verilecek ve açıklama yapılacak cümlenin sonuna konulur.

Tırnak İşareti: Kitapların, yazıların isimleri ve başlıkları tırnak içine alınır. Başka bir kişiden ya da yazıdan olduğu gibi aktarılan sözlerde de kullanılır.

Bir raporda dikkat edilmesi gerekenler
◉ Konunun uzmanı olmak ve beklentiyi kavramış olmak
◉ Kaynak araştırması yapmak ( yerli ve yabancı )
◉ Eldeki malzemeleri etkili, vurucu ve nitelikli olarak hazırlamak
◉ Basit, açık, net ve anlaşılabilir bir dil kullanmak
◉ Objektif olmak, okuyuculara somut veriler sunmak
◉ Raporu bir plan dahilinde hazırlamak ve sunmak
◉ Varılan yargıyı belirtmek, öneri sunmak ve ısrarcı olmamak
◉ En ekonomik uzunlukta olmak
◉ Gereksiz tekrar ve uzatmalardan kaçınmak
◉ Yazılanlara denge ve öneme göre yer vermek. Küçük iddiaları çok büyük kanıtlarla açıklamaya kalkmamak
◉ Yerine göre sayısal veri kullanmak
◉ Departmanlar arası yaşanan sorunlardan dolayı raporu kişiselleştirmemek vb.

Yazışmalarda;
Arz etmek fiilî;

ismin “i” halini alırsa talep etmek, dilemek  (Gereğini arz ederim)
ismin “e” halini alırsa sunmak anlamına gelir. (Bilgilerinize arz ederim)

Tek imzalı yazıların sonunda:
Arz ederim.

Çift imzalı yazıların sonunda:
Arz ederiz.
Rica ederiz.

Sadece kurum adı yazıldığında:
Sunulur.
Duyurulur.
Arz olunur.

Karşılıklılık İlkesi
Arz ederim. <--> Arz ederim.
Arz ederiz. <--> Arz ederiz.
Rica ederiz. <--> Rica ederiz.
Sunulur. <--> Sunulur.
Duyurulur. <--> Duyurulur.
Arz olunur. <--> Arz olunur.

Rapor Okuyanların Sıkıntıları
◉ Rapordaki dil ve imla hataları
◉ Yazarın konuya çok geç girmesi
◉ Rapor sunumunun karmaşık olması
◉ Fikirlerin açık ve net şekilde belirtilmemesi
◉ Raporun sonucunda ne istendiğinin belirtilmemesi
◉ Sık sık tekrar yapılması
◉ Cümlelerin çok uzun olması
◉ Net çözüm önermemesi

Rapor Hazırlayanların Sıkıntıları
◉ Raporun hazırlanması için metnin ve konunun son dakikalarda verilmesi
◉ Veri iletişiminde yetersiz kaynak olması
◉ Çözüm önerilerine değer verilmemesi
◉ Raporların sıradan bir iş gibi görülmesi
◉ Olumsuz çevre koşulları
◉ Okunmaması

İyi bir rapor yazmayı engelleyen etmenler nelerdir?
Bu yazımda size bir uygulama yaptırmak istiyorum. Böylelikle kendinizi denemiş olacaksınız, hoşunuza gideceğini düşünüyorum.

Aşağıda yer alan kelimeleri en doğru şekilde birleştirerek bir cümle oluşturun lütfen:
Sorunun doğru cevabını, yazımızın sonunda bulabilirsiniz.

Rapor Sunumu
Açılış = Kabul görmek
Giriş = İlgi çekmek
Gelişme = Ana mesaj
Özet = Önemli noktalar
Kapanış = Etki ve motivasyon

Raporda sihirli sayı 7 dir.
En fazla 7 ana başlık
Cümlelerde en fazla 7 kelime
Sunum slaytında en fazla 7 başlık

YAZI HAKKINDA YORUMLAR
İlk Siz Haberdar Olun!
Kayıt Ol Sektörde yaşanan gelişmelerden öncelikli haberdar olmak isterseniz aşağıya e-posta adresinizi yazmanız yeterli.
TİMDER Kurucu Üyesidir.